Met Rusthuizen Bereikbaar proberen we op een eenvoudige manier zoveel mogelijk woonzorgcentra en rusthuizen te ondersteunen om videogesprekken tussen rusthuisbewoners en hun familieleden aan te bieden. Wij hebben de voorbije dagen verschillende manieren bedacht en getest en bieden je graag de meest ideale oplossing aan, samen met een stappenplan om dit uit te rollen. 

We evalueren onze aanbevelingen en het stappenplan dagelijks en zullen de komende dagen en weken continu blijven bijsturen. Hou er dus rekening mee dat er de eerste dagen wel nog enkele kinderziektes kunnen bovenkomen.

In de handleiding proberen we op een zo eenvoudig mogelijk manier de meest ideale oplossing aan te bieden om videogesprekken mogelijk te maken tussen rusthuisbewoners en hun familieleden. We leggen in dit stappenplan ook uit welke keuzes we gemaakt hebben en waarom. Er zijn honderd en één mogelijkheden voor videogesprekken. Met onze handleiding proberen we wat structuur te brengen in dit (over)aanbod.

Het is een dynamisch document, dat de komende dagen en weken verder aangevuld en bijgestuurd zal worden met de ervaringen van de gebruikers. 

Rusthuizen Bereikbaar en alle mensen die hieraan meewerken, doen dit op vrijwillige basis. De whitepaper en het stappenplan worden gratis ter beschikking gesteld.

Ook alle tools en platformen die we aanbevelen zijn gratis.

Wij raden aan om 1 computer/tablet per 25 à 30 bewoners te voorzien.

Dit zou voldoende moeten zijn om elke bewoner elke week een tijdslot van 15 min* te geven. Het rusthuis verdeelt de bewoners zelf op in groepen van 25 tot 30 bewoners, in veel rusthuizen zal dit kunnen samenvallen met de bestaande leefgroepen of afdelingen. 

*Let wel: Laat tussen de lots van 15 minuten genoeg tijd om de bewoner van de kamer naar het computerlokaal te brengen, het gesprek te starten en nadien weer naar de kamer te gaan. Het effectieve gesprek zal dus een 15-tal minuten duren.

Er zijn verschillende initiatieven opgestart om zorginstellingen aan laptops/tablets/smartphones te helpen. 

Vanuit de Gentse stedelijke e-inclusiewerking willen ze de digitale noden in kaart brengen en oplossingen zoeken. Stad Gent en Digipolis Gent stellen laptops en tablets beschikbaar voor kwetsbare groepen. Heeft jouw doelgroep toestellen nodig? Vul dan dit formulier in. 

Per computer heb je volgende zaken nodig

• één uniek Gmail-adres. Dit e-mailadres wordt gebruikt om accounts te maken voor de andere tools op deze computer.
• één Facebookgroep, als het kan onderdeel van de Facebookpagina van het rusthuis. Via de Facebookgroep kan je eenvoudig communiceren naar de familie van de bewoners.
• Doodle wordt als bookings-tool gebruikt. Het rusthuis bepaalt hoeveel tijdslots beschikbaar zijn, op basis van de capaciteit van het personeel. Familieleden (één verantwoordelijke per bewoner) kunnen een tijdslot reserveren via Doodle.
• Zoom videochat-tool: op dit moment gaat onze voorkeur uit naar het gebruik van Zoom. Zoom kan op voorhand op de computer geïnstalleerd en ingesteld worden. 

• In eerste instantie raden we de familieleden aan om een laptop met camera te gebruiken voor Zoom. Het programma is eenvoudig te installeren via de link die in de Facebookgroep wordt gedeeld.
• Wie wil kan ook via de smartphone inbellen. Hiervoor installeer je eerst de Zoom app op je telefoon.

• Om de Facebookgroep beheersbaar te houden, raden we aan om voor elke bewoner één familielid of kennis als hoofdgebruiker aan te duiden. Deze persoon kan lid worden van de Facebookgroep.
• In de Facebookgroep wordt de link naar de Doodle en het Zoom-kanaal van de betreffende bewonersgroep gepost.
• In de Facebookgroep wordt in enkele eenvoudige berichten toegelicht aan de familie hoe de videogesprekken ingepland kunnen worden en hoe ze verlopen. Materiaal voor deze berichten kan je hier downloaden.

• Het rusthuis bepaalt zelf hoeveel en wanneer er tijdslots van 30 min beschikbaar zijn. Doe dit op basis van de beschikbaarheid van het personeel. Voeg deze tijdslots toe in Doodle.
• De hoofdgebruiker van de familie kan via de Doodle-link die we in de Facebookgroep posten, een tijdslot reserveren. Hij/zij ontvangt hiervan een automatische bevestiging per mail via Doodle.
• De hoofdgebruiker communiceert dit zelf met de achterliggende familie.
• Op het afgesproken tijdstip kan de familie via Zoom contact maken.

• Op elke computer staat Zoom geïnstalleerd. Per computer/bewonersgroep is er een unieke Zoom-link.
• De hoofdgebruiker krijgt de link (inclusief meeting ID en eventueel paswoord) via e-mail of Facebook.
• Meerdere familieleden kunnen via dezelfde link deelnemen aan het videogesprek.
• Let op: Na elke sessie van 30 min moet Zoom opnieuw opgestart worden, omdat in de gratis versie slechts 40 min onafgebroken video mogelijk is.

• Alle familieleden van alle bewoners in éénzelfde groep gebruiken dezelfde link voor Zoom. Dat betekent dat er mogelijk ‘onbekenden’ tijdens een videogesprek in de meeting komen. Je kan dan vriendelijk vragen de meeting te verlaten.
  Het is daarom ook belangrijk om een duidelijk overzicht te hebben van de ingevulde en beschikbare tijdslots (hiervoor dient Doodle).
• Als Zoom op verschillende computers tegelijk gebruikt wordt, kan dat het Wifi-netwerk belasten en daalt de kwaliteit van de video of valt de video zelfs helemaal weg. Hoe meer familieleden meedoen in het gesprek, hoe meer dit de wifi belast. 

Er zijn heel veel alternatieven. Belangrijk is de bandbreedte van de tool: hoeveel volume kan zo’n tool aan? We houden een aantal alternatieven achter de hand. Onder andere Skype en Whatsapp. We kijken en luisteren momenteel naar de ervaringen van anderen met deze platformen en zullen wanneer dit relevant is meer informatie hierover delen. 

Voor de rusthuizen:

• In veel gevallen hebben rusthuizen en woonzorgcentra een IT-partner die vanop afstand via Teamviewer kan ondersteunen bij het installeren en klaarzetten van de laptops.
• Rusthuizen Bereikbaar werkt momenteel volop aan het opzetten voor een technische helpdesk om de rusthuizen en woonzorgcentra (en hun IT-diensten) te ondersteunen. 

Voor de hoofdgebruiker van de familie:

• Rusthuizen Bereikbaar zal de komende dagen eenvoudige instructievideo’s delen zodat iedereen Zoom op zijn eigen laptop kan installeren.
• Rusthuizen Bereikbaar werkt momenteel volop aan het opzetten voor een technische helpdesk om de rusthuizen en woonzorgcentra te ondersteunen. 

Steun Ze en Corona denktank! bundelen krachten om zoveel mogelijk tablets verzamelen. Doneer jouw oude/niet gebruikte tablets/smartphones aan ziekenhuizen of woonzorgcentra’s zodat ook deze mensen niet in een sociaal isolement geraken. Dat kan hier!